Vi bruker KPI-er (Key Performance Indicators) til å følge opp et team eller et prosjekts viktige forventninger.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Gjennom å følge opp viktige forventninger med KPI-er oppnår vi flere fordeler:

• Vi identifiserer viktige forventninger og hva vi anser som akseptabel prestasjon
• Vi kan følge med på og sammenligne prestasjonen over tid
• Vi operasjonaliserer forventningen om å handle dersom prestasjonen faller utenfor akseptabelt intervall
• Vi kan føle oss tryggere på at viktige forventninger ikke faller mellom sprekkene

Praktisering

Vi nyttegjør KPI-funksjonaliteten i Wecomplish som organiserer KPI-er pr team, samt tilgjengeliggjør KPI gruppene den enkelte har ansvaret for eller er bestiller av under Mine KPI-er.

Hva gjør vi når vi presterer utenfor akseptabelt intervall?

Dersom en KPI presterer utenfor akseptabelt intervall trenger vi først å forstå hvorfor. Når vi så gjør det kan vi ta stilling til hvordan vi ønsker å handle basert på hvordan vi forstår prestasjonen:

1. Prestasjonen er ikke som forventet/ønsket

Ta nødvendige steg for å sannsynliggjøre en bedre prestasjon i fremtiden.

2. Det akseptable intervallet matcher ikke våre faktiske (realistiske) forventninger

Justere det akseptable intervallet til noe som bedre matcher våre faktiske (realistiske) forventninger.

3. Prestasjonen er ikke representativ/tilstrekkelig problematisk

Dersom vi har grunn til å tro at prestasjonen ikke er representativ eller tilstrekkelig problematisk så tillater vi oss å lukke observasjonen uten tiltak. Indikasjoner på dette kan være at:

• Vi ikke forventer at prestasjonen vil gjenta seg eller at utviklingen ikke vil fortsette i negativ retning
• Prestasjonen er marginalt utenfor akseptabelt intervall
• Vi ønsker å sikre handling dersom en tilsvarende dårlig prestasjonen gjentar seg

Observasjoner som lukkes uten tiltak skal inneholde en begrunnelse av hvorfor vi tillater oss dette.

For KPI-er som produseres ukentlig så aksepterer vi at prestasjonen havner utenfor akseptabelt intervall 2-3 ganger på rad før intervallet må justeres. For KPI-er som produseres månedlig så tillater vi at prestasjonen havner utenfor akseptabelt intervall én gang før vi justerer intervallet.

Operasjonalisering

• Prosedyren for å https://we-are.wecomplish.no:/procedure/313 sørger for å produsere KPI rapportene iht deres respektive frekvens.
• Som en del av å lede et prosjekt bes prosjektleder om å https://we-are.wecomplish.no:/taskblueprint/7589 for prosjektet