I Wecomplish er observasjoner fundamentet for kontinuerlig forbedring. En observasjon er en beskrivelse av noe som ikke er slik vi ønsker eller forventer.
Funksjonen er bygget på hypotesen om at man vil finne bedre løsninger på problemer man har en god forståelse for.
Observasjoner er et verktøy som sikrer at du utvikler en bedre forståelse for et problem, før du begynner å tenke på løsninger.
Observasjoner kan brukes som et personlig verktøy for å forstå og løse problemer du støter på.
Du kan også involvere andre i observasjonen dersom du trenger hjelp til å forstå problemet bedre, ønsker innspill til løsning, validering av løsning eller andre innspill.
Observasjoners beskrivelse, tiltak og kommentarer støtter Rik formatering.
En observasjon kan ses av alle organisasjonsmedlemmer. Et team-medlem kan se en observasjon dersom vedkommende står som innmelder, ansvarlig eller observasjonen er parkert til et møte hvor medlemmet er møtedeltaker.
Observasjoner støtter Kommentarer.
Du kan oppsøke behandlingsresultatet ved å benytte de dedikerte observasjonssøket.
Noen observasjoner opprettes automatisk basert på automatiserte forventninger i systemet. Observasjoner opprettes automatisk når:
For å endre en observasjonstittel, gå inn på observasjonen og klikk på tittelen. Gjør endringer og bruk tastatursnarveien Cmd + Enter for å lagre.
Observasjonslisten viser observasjoner som venter på deg. Du finner observasjonslisten ved å trykke på knappen "Forbedring" i menyen.
Observasjonslisten grupperer observasjonene på type, og sorterer typene etter en numerisk prioritet gjengitt foran typens tittel.
Observasjoner du har i omløp, gruppert på personen observasjonen avventer.
Observasjoner du har i omløp er definert som observasjoner hvor du har en rolle og hvor observasjonen fortsatt er åpen.
Observasjonene er gruppert pr person observasjonen avventer.
Grupperingen viser først deg selv, og deretter øvrige involverte personer sortert minkende etter antall observasjoner. Observasjoner du har meldt inn som foreløpig ikke har fått en ansvarlig grupperes i en egen "Avventer tildeling" gruppe.
Ved klikk på hver enkelt person vises de observasjonene man har i omløp som avventer den personen, gruppert på observasjonskategori og sortert synkende etter observasjonskategoriens prioritet.
Din egen liste inneholder observasjoner hvor
Observasjoner tilhørende team jeg er medlem av, men det ikke er tilordnet en ansvarlig enda, og hvor observasjonene har en av følgende statuser:
Dersom det finnes observasjoner du er involvert i som avventer deg, eller observasjoner i dine team som ikke har fått en ansvarlig enda, vises som en farget prikk i tilknytning til menypunktet Observasjoner. Fargeindikasjonen betyr følgende:
Bruk Add new information eller tastatursnarveien "o".
* Dersom du synes flere kategorier kan passe, velg kategorien med høyest prioritet (ettersom dette vil påvirke behandlingshastigheten).
Etter at en observasjon er registrert kan den behandles gjennom en arbeidsflyt bestående av forskjellig statuser. Statusen signaliserer hva som forventes gjort med observasjonen og av hvem.
Du kan se nåværende status og hvem eller hva observasjonen avventer under deloverskriften "Arbeidsflyt":
Du kan endre status på en observasjon ved å trykke på den orange prikken over statusen du ønsker å flytte observasjonen til.
Observasjonens status kan også endres som en del av det å legge til en kommentar ved å trykke på den alternative Lagre-knappen. Denne knappen foreslår neste status basert på nåværende status:
En observasjon kan ha en av følgende statuser med tilhørende forventninger til behandling:
Innmelder supplerer med nok informasjon til at observasjonen kan behandles.
Ansvarlig (evt noen på teamet hvis ingen ansvarlig er satt) oppfordres til å ta stilling til observasjonen.
Ansvarlig tar stilling til og tilfører kortsiktig og langsiktig tiltak for observasjonen
Ansvarlig diskuterer observasjonen med egnet samtalepartner.
Ved parkering til diskusjon er det nyttig å supplere med en kommentar som tydeliggjør hvorfor observasjonen er parkert for diskusjon (hva som planlegges diskutert).
Innmelder vurderer om tiltak står til forventningene.
Dersom tiltakene oppleves tilfredsstillende lukkes observasjonen. Hvis ikke, gjenåpnes den med en kommentar som beskriver hva som oppleves manglende.
Observasjonen er ferdig behandlet.
Hvem som innehar hvilke roller i en observasjon er gjengitt øverst i observasjonen. Du kan endre hvem som innehar hvilke roller i observasjonen ved å begynne å søke etter en persons navn i rollefeltet og velge personen som matcher søket.
Innmelder for en observasjon er den som har gjort seg observasjonen og har en interesse i eventuelle tiltak som identifiseres.
Ansvarlig for en observasjon er den man ønsker skal ta ta stilling til tiltak. Om du ikke setter en ansvarlig vil observasjonen bli synlig for alle som tilhører teamet observasjonen er opprettet i slik at en person med kapasitet og rett kompetanse kan ta ansvar for observasjonen.
Et tiltak er noe noen har gjort eller planlegger å gjøre for å utbedre situasjonen på kort sikt (kortsiktig tiltak) eller unngå at situasjonen gjentar seg (langsiktig tiltak).
Dersom du velger en forelder opprettes automatisk en oppgave med samme navn som tiltaksbeskrivelsen, oppgaven lenkes til observasjonen og observasjonstiltaket lenkes til oppgaven.
Dersom du ønsker å kvalitetssikre tiltaket for en observasjon på et senere tidspunkt kan du sette en gjenåpne dato på observasjonen. Observasjonen vil da automatisk bli satt tilbake til steget "Kartlegges" på den valgte datoen, og få en kommentar med teksten "Automatisk gjenåpnet".
Du setter en gjenåpne-dato ved å redigere observasjonen og oppgi en dato i feltet "Gjenåpne".
Observasjoner med gjenåpningsdato satt viser gjenåpningsdatoen i tilknytning til Arbeidsflyt for observasjoner.