Wecomplish
Improvement

1 Risks

Risks represent what we are concerned might happened. The platform exposes the risks of a team in order to:

  • Have somewhere to store and expose what might go wrong
  • Better understand and align around why things can go wrong, how and what the consequences are
  • Expose which mechanisms we have put in place in order to mitigate the risk (i.e. policies, processes, checklists, responsibilities, etc)

Risk state

A risk can be in one of the following states:

  • Suggested: Someone has suggested a risk that requires managing
  • Considering: The team is considering mitigating the risk
  • Mitigating: The team is working towards mitigating the risk
  • Managing: The team is comfortable managing the risk

Severity

Some risks are more severe than others.

In order to better prioritize which risks need to be addressed first, the platform exposes the severity of a risk. The severity is calculated based on the impact and probability of a risk, in accordance with the following matrix:

the-strategic-risk-severity-matrix.png

Risk views

The risks of a team can be presented in different views. To change the view, select the desired view from the list of views to the right of the header:

Skjermbilde 2022-02-21 kl. 16.22.49.png

The available views are:

Categories

Lists risks grouped by risk category, sorted alphabetically. This is the default view.

Severity

Lists risks grouped by severity, sorted descending by level of severity.

Unmanaged risk across the organization

To view the unmanaged risks across all teams, go to Organization > Dashboard > Unmanaged risk.

The unmanaged risks report is only available to platform admins.

2 Undersøkelser

Undersøkelser kan brukes til å proaktivt innhente tilbakemeldinger fra egne team medlemmer eller eksternt som et utgangspunkt for å bli smartere eller jobbe bedre.

Eksempel på bruk av undersøkelser kan være til:

  • Evaluering av onboarding
  • Kartlegging av trivsel
  • Markedsundersøkelser
  • Evaluering av et prosjekt
  • Exit-intervju

Opprette en undersøkelse

For å opprette en undersøkelse, gå til teamet som skal eie undersøkelsen, velg "Undersøkelser" i navigasjonen og trykk på "Ny undersøkelse".

Spørsmål og seksjoner

Når du har opprettet undersøkelsen kan du legge til spørsmål. Spørsmål kan knyttes rett til undersøkelsen, eller grupperes på seksjoner. Seksjoner er nyttig for å gruppere lange undersøkelser, og for å få innsikt i responsen gruppert pr seksjon.

Her er et et eksempel på hvordan rapporten for en besvarelse vises ved gruppere spørsmål på seksjonene "Arbeidet" og "Hvordan jeg blir satt pris på":

Skjermbilde 2021-02-21 kl. 09.00.12.png

For hvert spørsmål som legges til kan du velge hvilken type svaralternativer den som tar undersøkelsen skal kunne velge mellom. Tilgjengelige typer er:

  • Enighet (hvor enig er svareren i påstanden)
  • Forventning (i hvilken grad møter situasjonen svarerens forventning)
  • Frekvens (hvor hyppig mener svareren at situasjonen forekommer)
  • Viktighet (hvor viktig mener svarereren det det spørres om er)
  • Sannsynlighet (hvor høy sannsynlighet vurderer svareren for at noe vi skje)
  • Tilfredshet (hvor tilfreds er svareren situasjonen)

Ta en undersøkelse

For å ta en undersøkelse, klikk på pilen i tilknytning til undersøkelsen og velg "Ta undersøkelse".

Undersøkelsen viser først spørsmålene som ikke tilhører en seksjon, og deretter spørsmålene som tilhører en seksjon, gruppert på seksjonene.

Skjermbilde 2021-02-21 kl. 09.08.49.png

Offentlig tilgjengelige undersøkelser

For å la brukere som ikke har en brukerkonto svare på en undersøkelse, rediger undersøkelsen og kryss av for "Offentlig tilgjengelig". Du kan så kopiere og dele "Ta undersøkelse" lenken med de du ønsker at skal ta undersøkelsen.

Kopiere en undersøkelse

Undersøkelser som er offentlig tilgjengelige kan kopieres på tvers av organisasjoner.

Motivasjonen for å kopiere en undersøkelse kan være at du ønsker å vite hvem som har svart, eller å beholde eierskap til og se utviklingen av besvarelsen for din organisasjon over tid.

For å kopiere en undersøkelse, trykk på pilen i tilknytning til undersøkelsen og velg "Kopier".

Du kan også trykke på "Kopier denne undersøkelsen til din organisasjon"-knappen som vises på resultatsiden for undersøkelsen.

2.1 Survey responses

To view the details of a response to a survey, navigate to that survey and click the name of the individual who responded to the survey in the "Responses" section in the right column.

To view all responses as a group, click the "Show all" link in the header.

Skjermbilde 2022-05-09 kl. 14.02.14.png

To see all the survey responses of a person, navigate to that person and select Improvement> Responses in the left navigation menu.

Request a survey response

To request that someone takes a survey, click the "Request" button in relation to the Responses-section.

This allows you to search for a person or role who you would like to take the survey. An email will be sent to the person you select asking them to respond to the survey. If you select a role, an email is sent to all role holders of that role.

3 Observasjoner

I Wecomplish er observasjoner fundamentet for kontinuerlig forbedring. En observasjon er en beskrivelse av noe som ikke er slik vi ønsker eller forventer.

Funksjonen er bygget på hypotesen om at man vil finne bedre løsninger på problemer man har en god forståelse for. 

Observasjoner er et verktøy som sikrer at du utvikler en bedre forståelse for et problem, før du begynner å tenke på løsninger. 

Observasjoner kan brukes som et personlig verktøy for å forstå og løse problemer du støter på.

Du kan også involvere andre i observasjonen dersom du trenger hjelp til å forstå problemet bedre, ønsker innspill til løsning, validering av løsning eller andre innspill.

Observasjoners beskrivelse, tiltak og kommentarer støtter Rik formatering.

Tilgang

En observasjon kan ses av alle organisasjonsmedlemmer. Et team-medlem kan se en observasjon dersom vedkommende står som innmelder, ansvarlig eller observasjonen er parkert til et møte hvor medlemmet er møtedeltaker.

Kommentarer

Observasjoner støtter Kommentarer.

Søke opp en observasjon

Du kan oppsøke behandlingsresultatet ved å benytte de dedikerte observasjonssøket.

Automatisk opprettede observasjoner

Noen observasjoner opprettes automatisk basert på automatiserte forventninger i systemet. Observasjoner opprettes automatisk når:

  • Et estimat er overskredet
  • Prestasjonen til en KPI er utenfor akseptabelt intervall
  • En prosedyre som krever en allokering mangler dette

Endre observasjonstittel

For å endre en observasjonstittel, gå inn på observasjonen og klikk på tittelen. Gjør endringer og bruk tastatursnarveien Cmd + Enter for å lagre.

3.1 Observasjonsliste

Observasjonslisten viser observasjoner som venter på deg. Du finner observasjonslisten ved å trykke på knappen "Forbedring" i menyen.

Observasjonslisten grupperer observasjonene på type, og sorterer typene etter en numerisk prioritet gjengitt foran typens tittel.

Observasjoner jeg er involvert i

Observasjoner du har i omløp, gruppert på personen observasjonen avventer.

Observasjoner du har i omløp er definert som observasjoner hvor du har en rolle og hvor observasjonen fortsatt er åpen.

Observasjonene er gruppert pr person observasjonen avventer.

Grupperingen viser først deg selv, og deretter øvrige involverte personer sortert minkende etter antall observasjoner. Observasjoner du har meldt inn som foreløpig ikke har fått en ansvarlig grupperes i en egen "Avventer tildeling" gruppe.

Ved klikk på hver enkelt person vises de observasjonene man har i omløp som avventer den personen, gruppert på observasjonskategori og sortert synkende etter observasjonskategoriens prioritet.

Din egen liste inneholder observasjoner hvor

  • Du er innmelder og observasjonen er på Kartlegges eller Tiltak identifisert stadiet
  • Du er ansvarlig og observasjonen er på Ny eller Behandles stadiet

Observasjoner i mine team

Observasjoner tilhørende team jeg er medlem av, men det ikke er tilordnet en ansvarlig enda, og hvor observasjonene har en av følgende statuser:

  • Ny
  • Behandles

Indikator på ubehandlede observasjoner i navigasjon

Dersom det finnes observasjoner du er involvert i som avventer deg, eller observasjoner i dine team som ikke har fått en ansvarlig enda, vises som en farget prikk i tilknytning til menypunktet Observasjoner. Fargeindikasjonen betyr følgende:

  • Grå prikk: Én eller flere ikke-behandlede observasjoner
  • Blå prikk: Én eller flere nye, ikke-behandlede observasjoner
  • Orange prikk: Én eller flere ikke-behandlede observasjoner har en kategori som haster

3.2 Registrere en observasjon

Globalt

Bruk Add new information eller tastatursnarveien "o".

Fra observasjonslisten

  1. Gå til observasjonslisten din (Deg > Forbedring > Observasjoner)
  2. Trykk på "Ny observasjon"
  3. Oppgi detaljer om observasjonen
    1. Relatert team
    2. Kategori *
    3. Sammendrag av hva du har observert
    4. Konsekvensen av hva du har observert
    5. Evt utdypende beskrivelse
  4. Trykk på "Be om behandling" eller "Opprett utkast". Be om behandling vil umiddelbart sende saken til behandling, mens "Opprett utkast" vil legge observasjonen i din egen liste for videre utfylling før du ber om behandling.

* Dersom du synes flere kategorier kan passe, velg kategorien med høyest prioritet (ettersom dette vil påvirke behandlingshastigheten).

3.3 Arbeidsflyt for observasjoner

Etter at en observasjon er registrert kan den behandles gjennom en arbeidsflyt bestående av forskjellig statuser. Statusen signaliserer hva som forventes gjort med observasjonen og av hvem.

Du kan se nåværende status og hvem eller hva observasjonen avventer under deloverskriften "Arbeidsflyt":

Skjermbilde 2020-10-16 kl. 11.31.50.png

Endre status på en observasjon

Du kan endre status på en observasjon ved å trykke på den orange prikken over statusen du ønsker å flytte observasjonen til.

Observasjonens status kan også endres som en del av det å legge til en kommentar ved å trykke på den alternative Lagre-knappen. Denne knappen foreslår neste status basert på nåværende status:

To_produkter_med_en_høy_prosentvis_endring_gjør_at_den_gjennommsnittlige_prosentvise_prisøkningen_blir_over_1__høyere.png

Statuser

En observasjon kan ha en av følgende statuser med tilhørende forventninger til behandling:

Utdypning

Innmelder supplerer med nok informasjon til at observasjonen kan behandles.

Meldt inn

Ansvarlig (evt noen på teamet hvis ingen ansvarlig er satt) oppfordres til å ta stilling til observasjonen.

Behandles

Ansvarlig tar stilling til og tilfører kortsiktig og langsiktig tiltak for observasjonen

Parkert til møte

Ansvarlig diskuterer observasjonen med egnet samtalepartner.

Ved parkering til diskusjon er det nyttig å supplere med en kommentar som tydeliggjør hvorfor observasjonen er parkert for diskusjon (hva som planlegges diskutert).

Tiltak foreslått

Innmelder vurderer om tiltak står til forventningene.

Dersom tiltakene oppleves tilfredsstillende lukkes observasjonen. Hvis ikke, gjenåpnes den med en kommentar som beskriver hva som oppleves manglende.

Lukket

Observasjonen er ferdig behandlet.

3.4 Roller i observasjoner

Hvem som innehar hvilke roller i en observasjon er gjengitt øverst i observasjonen. Du kan endre hvem som innehar hvilke roller i observasjonen ved å begynne å søke etter en persons navn i rollefeltet og velge personen som matcher søket.

Skjermbilde 2020-10-05 kl. 09.56.05.png

Innmelder

Innmelder for en observasjon er den som har gjort seg observasjonen og har en interesse i eventuelle tiltak som identifiseres.

Ansvarlig

Ansvarlig for en observasjon er den man ønsker skal ta ta stilling til tiltak. Om du ikke setter en ansvarlig vil observasjonen bli synlig for alle som tilhører teamet observasjonen er opprettet i slik at en person med kapasitet og rett kompetanse kan ta ansvar for observasjonen.

3.5 Tiltak

Et tiltak er noe noen har gjort eller planlegger å gjøre for å utbedre situasjonen på kort sikt (kortsiktig tiltak) eller unngå at situasjonen gjentar seg (langsiktig tiltak).

Registrere et tiltak

  1. Trykk på "Nytt tiltak"
  2. Fyll ut tiltakets beskrivelse
    1. Dersom du ønsker tiltaket opprettet som en oppgave: Søk opp og velg forelder for tiltaket i form av prosjekt eller oppgave
    2. Dersom du ønsker å linke til en eksisterende oppgave: Bruk interlenkesyntaksen
  3. Trykk på "Lagre"

Dersom du velger en forelder opprettes automatisk en oppgave med samme navn som tiltaksbeskrivelsen, oppgaven lenkes til observasjonen og observasjonstiltaket lenkes til oppgaven.

3.6 Automatisk gjenåpning

Dersom du ønsker å kvalitetssikre tiltaket for en observasjon på et senere tidspunkt kan du sette en gjenåpne dato på observasjonen. Observasjonen vil da automatisk bli satt tilbake til steget "Kartlegges" på den valgte datoen, og få en kommentar med teksten "Automatisk gjenåpnet".

Du setter en gjenåpne-dato ved å redigere observasjonen og oppgi en dato i feltet "Gjenåpne".

Observasjoner med gjenåpningsdato satt viser gjenåpningsdatoen i tilknytning til Arbeidsflyt for observasjoner.

4 Møter

Møter er et sted hvor observasjoner kan parkeres for diskusjon.

4.1 Opprette et møte

Du kan opprettet møter på forskjellige måter:

Fra teamet

  1. Naviger fram til teamet som skal eie møtet
  2. Trykk på menyvalget "Møter"
  3. Velg nytt møte
  4. Oppgi et møtenavn
  5. Velg "Lagre"

Når en observasjon parkeres for diskusjon

  1. Naviger fram til observasjonen som skal parkeres
  2. Trykk på "Parker for diskusjon"
  3. I skjemaet "Nytt møte", oppgi møtets navn og hvilket team som skal eie møtet
  4. Trykk på "Opprett og parker"

4.2 Slette et møte

  1. Lokaliser møtet du ønsker å slette og forsikre deg at møte ikke har noen møtedeltagere
  2. I listen over møter, trykk på nedoverpilen i tilknytning til møtet du ønsker å slette
  3. Velg "Slett"

Det er kun ansatte som kan slette møter.

4.3 Parkere en observasjon til et møte

  1. Gå inn på observasjonen
  2. Velg "Parker for diskusjon" som neste steg i arbeidsflyten
  3. Søk opp møtet du ønsker å parkere observasjonen til

4.4 Se agendaen for et møte

Agendaen vises når du navigerer til et møte via møtelisten for teamet eller søk. Det finnes også en print-tilpasset versjon av agendaen med en innholdsfortegnelse i toppen.

Øverst vises en liste over personer som har observasjoner parkert til agendaen med tilhørende antall observasjoner de har registrert. Klikk på en av personene for å filtrere agendaen til å kun inneholde observasjoner fra denne innmelderen.

Skjermbilde 2020-10-15 kl. 16.34.59.png

Ansatte kan se alle møter. Kunder kan se møter hvor de er møtedeltakere.

4.5 Møtedeltakere

Et team-medlem må være møtedeltaker for å kunne se et møte og observasjonene parkert til dette.

Legge til en møtedeltaker

  1. Naviger deg frem til møtet
  2. Klikk på "Ny møtedeltager" lenken
  3. Søk opp møtedeltakeren i feltet "Navn"
  4. Trykk "Opprett"

Fjerne en møtedeltaker

Trykk på det grå krysset til høyre for møtedeltakerens navn for å fjerne deltakeren fra møtet.

Relevant dokumentasjon

Laster...

Timeføring

Laster...

Bekreftelser

Laster...

Kjennskap

Laster...

Bokmerker

Laster...

Bakgrunnsjobber

Laster...