Tasks represent something that needs to get done. Tasks can be created in one of the following ways:
To turn the subtask tree of a task into a checklist, click the "Copy to checklist" link. The following information is copied to the checklist:
For å endre en oppgavetittel, gå inn på oppgaven og klikk på tittelen. Gjør endringer, og trykk på V-ikonet, evt bruk tastatursnarveien Cmd + Enter.
En oppgave kan ha en bestiller og en ansvarlig.
Oppgavens bestiller har ingen systemmessig betydning. Denne nyttegjøres kun til å vite hvem man skal kommunisere med for avklaringer rundt arbeidet.
Oppgavens ansvarlig vises i oppgavens listevisning og legges automatisk til som følger av oppgaven. En bruker kan også se alle oppgavene som hen er ansvarlig for på Mine > Oppgaver og evt observasjoner som opprettes automatisk på oppgaven vil tilknyttes ansvarlig for oppgaven.
Dersom man fører tid på en oppgave uten en ansvarlig settes man automatisk som ansvarlig for oppgaven.
Roller vises med navnet til rolleinnehaveren, samt evt telefonnummer og Gravatar dersom disse eksisterer.
En deloppgave er en vanlig oppgave som er underlagt en annen. Deloppgaver gjør det mulig å ordne arbeidet i et hierarki. Du kan bygge et så dypt oppgave-hierarki som du ønsker. Det dypeste nivået vil typisk være det man tenker på som en sjekkliste/huskeliste, dvs ikke "fullstendig" oppgave, men noe som skal gjøres.
Deloppgaver gjengis med den enkelte oppgavens tittel og en avkrysningsboks for å markere oppgaven som utført.
Dersom en deloppgave har en beskrivelse er dette signalisert med en ellipse. Klikk på ellipsen for å se oppgavens beskrivelse (og få mulighet til å markere oppgaven som utført).
Dersom en oppgave har egne, ikke-utførte deloppgaver vises antallet av de åpne deloppgavene i stedet for en avkrysningsboks. I noen kontekster (som visning av prosedyrer) kan du klikke på antallet deloppgaver for å se de underlagte oppgavene.
Dersom en oppgave er blokkert vises et "ingen parkering" ikon istedet for avkrysningsboks/over antallet ikke-utførte deloppgaver.
Dersom en oppgave har en ansvarlig vises vedkommendes avatar til høyre.
Eventuelle utførte deloppgaver skjules som standard, men kan vises ved å trykke på lenken som angir antallet deloppgaver som er utført.
Dersom oppgavelisten er lang (10 eller flere åpne deloppgaver) vises en advarsel med oppfordring om å gruppere deloppgavene.
Klikk på "Legg til prosedyre", søk opp prosedyren du ønsker å legge til, og velg "Tilfør prosedyre".
For å opprette en deloppgave, oppgi oppgavens navn i tekstfeltet "Ny oppgave" og trykk på pluss-ikonet eller Mac: Cmd + Enter/Windows: Ctrl + Enter. Under tekstfeltet vises en forhåndsvisning av deloppgavene som vil bli opprettet.
For å legge til flere oppgaver samtidig, adskill hver oppgave med et linjeskift.
For å legge til et et hierarki av deloppgaver, bruk mellomrom på starten av linjen for å gjengi deloppgavens hierarkiske plassering. Eksempel:
Deloppgave 1
Deloppgave underlagt deloppgave 1
Deloppgave 2
Dersom du oppretter mange oppgaver samtidig (minst 10 linjer med oppgaveinstrukser) vil arbeidet med opprettelsen av oppgaver delegeres til bakgrunnen. Det popper opp et varsel øverst til høyre når dette skjer.
Når opprettelse er delegert til bakgrunnen kan du forsette å navigere rundt på vanlig måte inntil prosessen er ferdig.
Så lenge prosessen pågår vises en melding tilsvarende denne under deloverskriften for Deloppgaver på den relevante oppgaven:
Ved å trykke på "Oppdater status" lastes siden på nytt slik at du kan se oppdatert status.
Når prosessen er ferdig forsvinner meldingen. Unntaket er dersom instruksene krever mer informasjon for å fullføres. Et eksempel på dette er påføring av prosedyre med frister. I dette tilfellet vises i stedet en melding tilsvarende denne.
Ved å trykke på "Tilfør input" får du anledning til å supplere informasjonen som mangler for å fullføre instruksene. Det er kun den som la inn de originale instruksene som har tillatelse til å tilføre input til disse.
Du kan oppgi meta-informasjon om oppgavene som opprettes ved å bruke en meta-syntaks som ser slik ut:
Oppgave
- meta1: Verdi
- meta2: Verdi
Eksempel:
Følgende meta-typer støttes:
Oppgi oppgavens beskrivelse. Rik formatering støttes. Bruk "\n" for å markere linjeskift. Eksempel:
Oppgavens tittel
- desc: Oppgavens beskrivelse.\n\nStøtter rik formatering, som f.eks. [lenker](https://lenke.no/).
Oppgi oppgavens estimat.
Eksempel på et 3-punktsestimat hvor estimatet er optimistisk 1 time, realistisk 2 timer og pessimistisk 4 timer:
Oppgavens tittel
- estimate: 1-2-4
Eksempel på et "sum av underlagte estimater"-estimat:
Oppgavens tittel
- estimate: sum
Når du legger inn eller redigerer et estimat i en prosedyre trenger du ikke "- estimate: ", men kan bare skrive estimatet rett inn i feltet:
1-2-4
Oppgi oppgavens ansvarlig.
Eksempel hvor oppgaveansvaret settes til den som oppretter deloppgaven:
Oppgavens tittel
- assignee: me
Eksempel hvor oppgaveansvaret settes til en bruker med e-postadressen ola@nordmann.no:
Oppgavens tittel
- assignee: ola@nordmann.no
Oppgi blokker for oppgaven.
Eksempel hvor Oppgave 2 er blokkert av Oppgave 1:
Oppgave 1
- id: oppgave1
Oppgave 2
- blocker: oppgave1
Oppgi en midlertidig identifikator for oppgaven. Brukes av andre meta-typer for å referere tilbake til oppgaven (eksempelvis ved oppretting av blokkere). Eksempel:
Oppgave 1
- id: oppgave1
Oppgi prosedyren hvis deloppgaver du ønsker innlemmet. Du kan referere til prosedyren ved hjelp av dens numeriske ID, eller dens identifikator.
Eksempel med bruk av prosedyrens ID (1):
- procedure: 1
Eksempel med bruk av prosedyrens identifikator (kartlegging)
- procedure: kartlegging
Oppgi ID-en til oppgaven i en prosedyre som du ønsker å innlemme. Eksempel med bruk av en oppgave i en prosedyre med ID 1:
- blueprint: 1
Dra og slipp deloppgavene for å sortere de.
Oppgavetitler støtter rik formatering.
For å merke en deloppgave som utført, kryss av i oppgavens avkrysningsboks i listevisning (dersom avkrysningsboksen er synlig). Det er også mulig å merke oppgaven som utført ved å klikke seg inn på oppgaven.
Når en oppgave merkes som utført vil systemet sjekke om foreldreoppgaven har flere åpne deloppgaver. Hvis alle deloppgavene er utført vil du bli spurt om du ønsker å markere også forelderen som utført. Dersom markering av forelderen vil medføre at også besteforelderen ikke har gjenstående deloppgaver vil du samtidig bli spurt om du også ønsker å markere denne som utført, osv.
Dersom oppgaven har blitt opprettet fra en sjekkliste vises dette over oppgavens beskrivelse. Klikk på "Forbedre sjekklisten" for å redigere den delen av sjekklisten som oppgaven er en kopi av, og få muligheten til å forplante endringen til alle åpne oppgaver som baserer seg på denne delen av sjekklisten.
Oppgavebeskrivelsen støtter rik formatering.
For å oppdatere en oppgaves beskrivelse, gå inn på oppgaven, pek på beskrivelsen og trykk på "Rediger beskrivelse" lenken som dukker opp.
Oppgaver støtter Kommentarer.
For å kopiere en oppgave, trykk på "Kopier" lenken. Oppgavens egenskaper som kopieres er:
For å slette en oppgave, trykk på "Slett" knappen nederst til høyre. Du vil bli bedt om å bekrefte slettingen.
Når du sletter en oppgave slettes også alle deloppgaver.
En oppgave kan ikke slettes dersom den selv (eller en av deloppgavene) har tilhørende timeføringer eller observasjoner.
Komponenter er forskjellige typer informasjon som kan knyttes til en oppgave ved behov. Se underlagte artikler for detaljert informasjon om hver enkelt komponent.
For å legge til en ny komponent til en oppgave, trykk på "Legg til" lenken i oppgavens høyre kolonne og velg ønsket komponent.
Komponenter som allerede er lagt til oppgaven vises i oppgavens høyre kolonne under lenken for å legge til nye komponenter.
Enables you to add a task to one or more virtual projects.
Read more about virtual projects here: Create a project.
Lar deg sette en frist for når oppgaven skal være ferdigstilt.
Oppgavens frist er synlig
Fristen gjengis med rødt når den har forfalt.
For å se alle dine egne oppgaver gruppert på frister, trykk på Meg > Oppgaver i navigasjonen.
For å se et prosjekts oppgaver gruppert på frister, trykk på "Frister" i prosjektnavigasjonen:
Hver uke sender systemet e-postvarsler om oppgaver med nært forestående (1 uke frem) og nylig passerte (1 uke tilbake) frister.
Personen som varsles er den som står som ansvarlig for oppgaven, eller den første ansvarlige høyere opp i oppgavehierarkiet dersom oppgaven ikke har en ansvarlig.
Dersom det ikke er satt noen ansvarlig på noen plass i oppgave-hierarket brukes ansvarlig for prosjektet.
Dersom du er spesielt interessert aktiviteten på en oppgave kan du legge deg til som en følger av oppgaven.
Les mer om hvilke aktiviteter følgere Email notifications om på Follow.
For å legge til deg selv som følger, trykk på konvolutt-ikonet.
For å legge til andre som følgere, trykk på pluss-ikonet og velg følgeren du ønsker å legge til.
For å fjerne en følger, trykk på bildet som representerer følgeren.
Lar deg opprette og se eventuelle eksisterende prestasjoner tilknyttet oppgaven.
Listen over allokeringer gjenspeiler ikke-utførte allokeringer i form av:
Dersom oppgaven har utførte allokeringer kan du se disse ved å klikke på "Vis historikk" lenken.
Allokeringer kan flyttes ved å klikke på allokeringsdatoen og velge en ny dato i datovelgeren.
Allokeringer kan slettes ved å peke på allokeringen og trykke på "Slett" lenken som blir synlig.
For å opprette en ny allokering, klikk på pluss-ikonet og følg instruksen for å opprette en allokering.
En blokker synliggjør hva som hindrer videre fremdrift på en oppgave.
Det finnes to typer blokkere:
Velg denne typen når du ønsker å beskrive hva en oppgave avventer. Når du oppgir beskrivelsen vises et søkeresultat med oppgaver og observasjoner som matcher beskrivelsen. Du velger selv om du vil knytte beskrivelsen til en oppgave/observasjon (ved å velge denne), eller ved å oppgi et beskrivelse som fri tekst.
Dersom du knytter beskrivelsen til en oppgave/observasjon vil blokkeren automatisk merkes som løst når den oppgaven/observasjonen som utgjør blokkeren lukkes.
Velg denne typen når du ønsker at noen skal gjennomføre akseptansetesting i et konkret miljø. Den akseptansetester kan velge mellom å akseptere, avslå eller be om endringer.
Identifiser blokkeren du ønsker å slette i høyre kolonne. Dersom blokkeren du ønsker å slette ikke vises, trykk på "Vis historikk".
Pek på blokkeren du vil slette og klikk på "Slett"-lenken som dukker opp.
Når du oppretter et estimat kan du velge en av to typer estimater:
Lar deg oppgi hvor mye tid du optimistisk, realistisk og pessimistisk forventer at gjenstår før oppgaven er ferdig. Tiden allerede ført på oppgaven tillegges estimatet for å gi oppgavens totale estimat. Les mer om trepunktsestimater på Wikipedia.
Ved setting av et nytt estimat beregnes automatisk oppgavens fremdrift ved å se på hvor mye tid som allerede er ført på oppgaven sammenlignet med oppgavens realistiske estimat.
Du kan også oppgi et notat for estimatet, noe som kan være relevant dersom du endrer et eksisterende estimat.
Ved hjelp av funksjonaliteten for Sum av underlagte estimater kan du produsere estimater på milepæler som vil gjøre det enklere for de som er interessert i arbeidet å følge det opp.
Ved bruk av denne funksjonaliteten bør du være oppmerksom på følgende:
Optimistisk, realistisk og pessimistisk estimat kalkuleres basert på gjenstående, manuelle estimater på oppgaver dypere nedover i hierarkiet.
Når estimatet på en deloppgave oppdateres, kalkuleres automatisk foreldre-estimatet på nytt. Hvilken deloppgave som forårsaket estimatendringen vises i tilknytning til foreldre-estimatet.
Kalkuleringen gjøre ved hjelp av beregningsmodellen for prosjektestimat i trepunktsestimering.
Pek på estimatet og trykk på Slett-lenken som dukker opp.
Nye estimater varsles til følgere av oppgaven.
Et estimat representeres i form av en komprimert bullet graph.
De grå bakgrunnsfeltene (i forskjellige nyanser) gjengir hhv optimistisk, realistisk og pessimistisk estimat. De grå bakgrunnsfeltene blir mørkere jo høyere estimatet er.
I eksempelet over er estimatene:
Dersom oppgaven har tidsbruk signaliserer den heltrukne linjen (i eksempelet blå) tid brukt så langt. Dersom tidsbruk er over realistisk forventning blir linjen gul. Dersom tidsbruk er over pessimistisk forventning blir linjen rød.
De svarte markørene gjengir forventet tidsbruk basert på oppgavens fremdrift. I eksempelet over fremdriften 95% som betyr at den første markøren er plassert på 95% av det optimistiske estimatet, den andre markøren på 95% av det realistiske estimatet, og den tredje markøren på 95% av det pessimistiske estimatet.
Ved estimatoverskridelse opprettes automatisk en observasjon av typen "Estimat oppbrukt" (hver natt). Estimatoverskridelse forstås som at tidsbruk overskrider pessimistisk forventet tidsbruk ift framdrift.
Innmelder av observasjonen settes til oppgaveansvarlig *. Det er så oppgaveansvarligs ansvar å sette et nytt estimat og beskrive i notatfeltet hva hen opplever som bakgrunnen for estimatøkningen.
* Dersom oppgaven mangler en ansvarlig settes daglig leder som innmelder.
Framdrift gjenspeiler en vurdering av på hvilket stadie en oppgave befinner seg og prosentvis hvor langt arbeidet har kommet. Nåværende stadie og fremdrift vises som standard, i tillegg til hvor lenge de er siden arbeidet ble påbegynt. Arbeidet vurderes som påbegynt første gang oppgaven ble satt til stadiet implementering eller senere.
Klikk på "Vis historikk " for å se historisk fremdrift.
For å oppdatere fremdrift for en oppgave, klikk på pluss-ikonet i tilknytning til fremdrift. Oppgi oppgavens stadie og prosentvis framdrift, og trykk lagre.
Ved oppdatering av fremdrift på en oppgave kalkuleres og oppdateres automatisk fremdrift på evt foreldreoppgaver.
Det er en forutsetning at oppgaven det føres fremdrift på (i tillegg til oppgavens eventuelle søsken) har estimater for at fremdrift for forelder skal kalkuleres riktig.
Dersom både oppgaven det føres fremdrift på og dens eventuelle søsken mangler estimater, oppdateres ikke fremdrift for forelderoppgaven.
Blokken Tidsbruk gjenspeiler hvor mye tid som er ført mot oppgaven (dersom det er ført noe tid). Klikk på "Vis timerføringer" for å se de konkrete timeføringene.
Tidsbruk vises også i tilknytning til estimatet, evt der estimatet skulle ha vært dersom estimatet mangler. Dersom det er ført over 4 timer på en oppgave og oppgaven mangler estimat gjengis tidsforbruket med rød tekst.
Se dokumentasjonen for estimater for hvordan tidsbruk gjenspeiles i sammenheng med estimater.