Et teams oppgaver fordeles på et eller flere prosjekter.
Dersom et team har kun ett prosjekt blir man videresendt til dette når man navigerer til teamet. Hvis ikke, blir man sendt til listen over prosjekter.
The organizational projects report is accessible by going to Organization > Projects.
The report allows us to:
The report displays all projects across all teams that are either in the planning or in progress stage.
The report is accessible to everyone in the organization, but only include projects owned by the teams to which the user has access.
Teams are sorted alphabetically, whereas the projects within each team are sorted in descending order based on most recent activity.
The right column includes a team-navigation displaying which teams own how many projects in the current view. By clicking on the team name, the page scrolls to the section containing the specific team projects.
It's common for projects to start up, sometimes seemingly out of thin air. Someone has a good idea or someone starts working on something, and all of a sudden, the work has grown into a fully fledged project, occupying its part of the finite work capacity and cognitive resources of the team.
In some cases this might be desirable, whereas in other cases it might divert precious attention and effort away from the primary objectives of the organization.
In order to make it more clear which projects are designed to impact an objective and which aren't, an objective indicator is shown in the project item view. If the indicator is green, the project is associated with one or more objectives. Hover over the indicator to see which objectives the project is designed to impact.
If the indicator is grey, the project has no associated objectives.
In addition to the indicator on each individual project, the right column of the project list (in the context of a team or the entire the organization) includes a progress bar indicating the percentage of projects associated with an objective.
You can associate a project with an objective by going to the objective in question and adding the project as an initiative to the objective.
If the project has a fixed set of tasks to be completed, select this option. This will then produce a warning if you try to add additional tasks to the project.
Select this option if the project is not billable. This information will be used in time log reports in order to indicate that the hours logged to the project are not expected to be billable.
Select this option if the project is not expected to contain its own tasks, but rather references to existing tasks located in other projects.
Use cases for virtual projects are sprint backlogs or other types of work lists expected to represent a list of priorities across the primary team and project location of the tasks.
When a task is presented in a list of tasks at the project top level, the card displaying the individual task includes the following information:
In order to add a new task, click the green plus icon, select "New task" and input the name of the task in the Title field.
If the project is virtual, select the "Add task" option and search for the name or ID of the task you would like to add. You can also add a task directly to a virtual project by ways of the component for Virtual project.
In order to add a checklist, click the green plus icon, select "Apply checklist" and search for the name of the checklist you would like to apply.
You can view the tasks in a project in different views depending on your role and what you're looking to understand.
The default view is the Priority view. To change thew view, click the current view to see a list of available views:
The available views are:
Displays: The top level, remaining (not closed) tasks for a project, sorted by priority.
Use when: You are looking to find your next task.
Displays: All the remaining (not closed) tasks to which you have been assigned.
Use when: You are focused on completing the tasks assigned to you.
Displays: All tasks in the project, sorted by priority, indicating status of completion, by whom and when.
Use when: You are looking to review who completed which tasks when.
Displays: All the remaining (not closed) tasks for which there is a deadline.
Use when: You want to make sure that work is done on time.
Displays: All the completed tasks, sorted by time of completion.
Use when: You want to explore which tasks were recently completed, and in which order.
Visningen for "Endringer" av oppgaver i et prosjekt gjengir hvordan forventningene til tidsbruk for en oppgave har endret seg fra et gitt tidspunkt. Visningen er kun tilgjengelig for prosjekter med et låst omfang.
Dersom oppgaven fortsatt står åpen sammenlignes oppgavens realistiske estimat med det realistiske estimatet på den angitte filtreringsdatoen.
Dersom oppgaven er lukket sammenligns oppgavens faktiske tidsbruk med de realistiske esitmatet på den angitte filtreringsdatoen.
Som standard er filtreringsdatoen satt til forrige bestilling.
Oppgavene er sortert minkende etter størrelsen på estimatendringen.
Klikk på tallet som gjengir størrelsen på estimatendringen for å drille ned på estimatendringer for underlagte oppgaver.
I kontekst av et prosjekt er det mulig å se når og hvor mye tid man er allokert opp.
Dersom det finnes allokeringer registrert så vil det vises ved et bilde av deg selv og med tilhørende allokert tid. Dersom ingen medarbeidere er allokert i et gitt uke så vil det stå Ingen allokeringer.
Tid ført på prosjektet. For mer informasjon, se generell dokumentasjonen for timerapporter.
Prosjektets prestasjon hjelper deg med å holde oversikt over prosjektets evt forventninger til budsjett, omfang og tidsplan.
Svar på spørsmål om avtalens overordnede forventninger. Blå linje indikerer prestasjon innenfor akseptabelt intervall. Rød linje indikerer prestasjon utenfor akseptabelt intervall.
Avtalen viser en graf som gjengir faktisk vs forventet fremdrift og budsjettforbruk på den angitte avtalen.
Grafen gjenspeiler ukentlige, faktiske øyeblikksbilder av fremdriften sammenlignet med en jevn forventet framdrift fra avtalens første til siste dato. Øyeblikkesbildene oppdateres automatisk hver morgen for alle aktive prosjekter.
Et budsjett gir muligheten til å føre tid på og ukesallokere et prosjekt. Dersom man spesifiserer varighet for budsjettet og budsjettet inneholder bestillinger av et konkret antall timer får man også muligheten til å overvåke budsjettforbruket under prestasjon.
Følgende informasjon lagres om et budsjett:
Dersom et budsjett har bestillinger med et definert timeantall, vises hvor mange prosent av budsjettet som er brukt i prosjektnavigasjonen. Dersom budsjettforbruket er over 95% vises en orange varselsindikator. Dersom budsjettforbruket er over 100% vises en rød varselsindikator.
Dersom et budsjett har bestillinger uten et definert timeantall vises hvor mange timer som er ført i prosjektnavigasjonen.
Det gjenspeiles også i prosjektnavigasjonen dersom et prosjekt mangler et aktivt budsjett.
For at det skal være mulig å føre tid mot et prosjekt må prosjektet ha et aktivt budsjett.
For å etablere et aktivt budsjett, opprett et budsjett underlagt prosjektet med en første og siste leveransedato for når det skal være mulig å føre tid på prosjektet.
Budsjettet blir automatisk satt som prosjektets aktive budsjett når dagens dato er mellom første og siste leveransedato.
Du kan se og endre aktivt budsjett ved å redigere prosjektet.
Et budsjett tilføres timer i form av en eller flere bestillinger. Bestillingene gir sporbarhet på hvordan, av hvem og hvor mange timer som er tilført budsjettet gjennom prosjektets forløp.
Gjengir estimatendringer for oppgaver tilhørende prosjektet i valgte datointervall. Standard dato-intervall er fra og med dagen etter prosjektets oppstartsdato, til og med dagens dato.
Estimatendringene er gruppert på
Hvert linje i tabellen gjengir
Klikk på en av tabellenes kolonneoverskrifter for å sortere innholdet i tabellen etter denne kolonnen.
Prosjektets utførende medlemmer. Brukere som legges til vil kunne se prosjektet under Meg > Fremdrift > Prosjekter > Medlem.
Time planning in the platform is centralized around the concept of allocations. An allocation describes how much time someone is expected to spend on something on a given day.
Relevant use cases for allocations are:
Allocations can be associated with:
Unlike a calendar, allocations are not linked to a specific time of day. However, you can Import calendar events as allocations to get a more representative picture of the planned work for a given day.
By keeping allocations current and realistic you can more easily use allocations as your primary TODO-list, while at the same time keeping coworkers up-to-date with how you plan to spend your time.
The best way to think about keeping allocations current is that they should always represent your most up-to-date picture of
Whenever you're done spending time on something, mark the corresponding allocation as completed.
Whenever you realize that you won't have time to do something, move the correspnding allocation do a different date.
Whenever you're interrupted with something you need to spend time on, create a new allocation.
Whenever you realize that something will take less or more time than you originally anticipated, change the duration of the allocation.
Whenever you have planned more work than is available within your plannable time, move things around in order to make each individual workday fit within your plannable time.
The allocation duration indicators takes the plannable time of the user into account. If the allocations exceed the 100% of the plannable time, the indicator turns yellow.
By default, plannable time is set to 7.5 hours / day, but it can be overridden using Personal settings.
Unless you are totally shielded from the outside world (which very few of us are), you should consider lowering your plannable hours pr day.
Most people encounter a significant portion of unplanned work during any given day, so it makes sense to reduce the time available for planned work in order to avoid overplanning.
Best practices for plannable time pr day ranges between 4 to 6 hours. Experiment with what works best for you depending on your roles in the organization and to which extent you're expected to be available for different types of unplanned work.
Each night allocations that are past due will be pushed to the current day. Allocations that have been pushed include a yellow indicator showing for which date the allocation was originally planned.
If the allocation is moved manually, the original date indicator disappears.
Allocations can be created from multiple locations. The most common ones are from the dashboard and from a task.
To view your own allocations, go the focus dashboard.
The colored indicator displayed for each allocation reflects the duration of the allocation.
If the allocation is recurring, a Recurring indicator is displayed.
Allocations imported from a calendar also reflect the starting time of the calendar event.
By default, the focus dashboard displays allocations for the current week. Click the names and dates of the individuals days to expand and collapse the allocations for the given day.
To view the allocations for another time period, use the date picker in the upper right corner to select your desired date interval.
To navigate to the task/project/etc to which the allocation is related, click the desired location in the breadcrumbs trail.
In order to view the allocations of other team members, search for the person in question and navigate to their Focus dashboard.
In order to view all the future allocations of a person, search for the person in question and select "Allocations" from the left menu.
As allocations are completed, you are expected to mark them as such in order to best reflect what's remaining. The best practice for managing allocations is to mark them as your workday progresses.
Here are the optional actions for managing allocations
Select this option when you want to log time in relation to an allocation, but you have not yet finished the allocation. This will trigger the timekeeping form complete with the allocation's related details.
Select this option when you have finished an allocation and want to log time. In the same way as for "Track time", this will trigger the timekeeping form complete with the allocation's related details. When you have tracked time, the allocation will also be marked as completed, and thus disappear from the list.
Select this option when you want to mark the allocation as completed without logging any time.
Select this option when you want to move the allocation to another day.
Select this option when you want to delete the allocation (because it does not represent what you are actually going to work on).
To change the duration of an allocation, click the indicator that reflects the duration of the allocation. This will expose a text field where you can change the duration of the allocation.
To move an allocation to a different day:
If you want to move the allocation to a different day within the displayed time period, you can drag and drop the allocation in the desired day.
The platform integrates with Microsoft Outlook and Google Calendar. The integration means that calendar events can be imported automatically as allocations.
The integration imports the next 100 calendar entries as allocations every 5 minutes, while previously created allocations that no longer have a corresponding calendar entry are deleted.
The duration of the allocation corresponds with the duration of the calendar event.
The integrations have to be authorized in order to be activated.
To authorize the Outlook integration, go to Personal settings and click the "Activate Microsoft Outlook integration" link.
Because of the way the Google integration works, we first have to confirm in our Google integration setup that calendar requests may originate from your platform domain. Contact us with the name of the organization with which would like to use the Google Calendar integration.
If you encounter an error similar to the one below, it is due to the fact that the organizational authorization step has not been completed:
Error 400: redirect_uri_mismatch
The redirect URI in the request, https://[yoursubdomain].wecomplish.no/calendar/oauth2callback, does not match the ones authorized for the OAuth client. To update the authorized redirect URIs, visit: https://console.developers.google.com/apis/credentials/oauthclient/442328454474-t9nvbc07rfnnohg44c0hh8vr7g201a5c.apps.googleusercontent.com?project=442328454474
To authorize Google Calendar integration, go to Personal settings and click the "Active Google Calendar integration" link.
By including an ID in the title of the calendar event, the allocation that is created is automatically linked to the relevant content in Wecomplish.
There is support for linking calendar entries to the following types of content:
To associate a calendar event with a task, add a hash symbol (#) followed by the task ID in the title of the calendar event.
For example, if you are going to have an interview in connection with the task with the ID 36964, you can write «Interview John Smith #36964» in the title.
To associate a calendar event with a checklist, use the hash symbol followed by the letter P and the ID of the checklist.
To associate a calendar event with a meeting, use the hash symbol followed by the letter M and the ID of the meeting.
If you have a responsibility that you want to reserve time for at regular intervals you might want to check out recurring allocations.
Recurring allocations allow you to specify how often and on which days an allocation should reoccur.
To administer recurring allocations, select "Recurring" in the left navigation column.
Click creen plus-icon and complete the form fields.
A recurring allocation can be associated with one of the following information types:
If you are selecting a daily frequency, uncheck the weekdays on which you do not want allocations to be created (like the weekend). If you are selecting any other frequency, keep all weekdays checked.
Make sure that the first date of the allocation occurs on one of the selected weekdays.
When you click Save, allocations are automatically created for the next 30 days (or until the last date) based on your selected criteria. Moving forward, an automatic process will create new allocations for the next 30 day period each night.
To edit a recurring allocation, click the red arrow pointing at "Recurring".
When you save your changes the existing allocations created from the recurring allocations are deleted and new ones are created based on the new set of reoccurence criteria.
To delete a recurring allocation, click the three dots in the up-right corner of the allocation card and select Delete.
When you delete a recurring allocation all associated allocations which have not been completed yet are deleted.
Wecomplish gir deg muligheten til på føre tid for å holde oversikt over faktisk vs forventet tidsbruk, og som grunnlag for rapportering og fakturering.
Det totale antallet timer ført for en dag vises til høyre for "Før tid" teksten. Klikk på timeantallet for å se og endre timene som er ført, samt hvor stor andel av tiden som er henholdvis planlagt og belastbar.
Planlagt tid er definert som tid ført i tilknytning til en allokering.
Føring av tid kan utløses fra flere steder:
Hva timeføringen skal knyttes til. Kan være et prosjekt eller en oppgave. Valg av relasjon er obligatorisk.
Dersom du utløser timeføringen i tilknytning til en allokering, via klokke-ikonet på en oppgaveside eller en observasjonsside tilknyttet en oppgave, vil relasjon automatisk fylles ut med den relaterte oppgaven.
Dersom timeføringen er relatert til en oppgave og oppgaven har et estimat, vises oppgavens bullet graph med gjengivelse av hvordan tidsbruk og framdrift vil se ut etter at tiden er ført.
Tidspunktet for når timeføringen startet. Dersom du har ført timer tidligere samme dag foreslås starttidspunktet til slutttidspunktet for for forrige timeføring. Hvis ikke, foreslås tidspunktet 08:30.
Tidspunktet for når timeføringen sluttet. Foreslår tidspunktet hvor timeføringen ble utløst, rundt opp til nærmeste hele kvarter hvis man er mer en 2 minutter inn i det nye kvarteret.
Kun relevant dersom relasjonen for timeføringen er en oppgave. Ved utfylling settes framdrift på oppgaven til den angitte prosenten.
Dersom du utløser timeføringen i tilknytning til en allokering, via klokke-ikonet på en oppgaveside eller en observasjonsside tilknyttet en oppgave, foreslås en fremdrift som beregnes på følgende måte (maks 100):
Eksisterende framdrift + (Forslag til timeføringsvarighet/Oppgavens realistiske estimat*100)
En beskrivelse av hva du har gjort i tidsrommet. Fremfor klassifiseringen av typen arbeid (sjekke mail, behandle observasjoner, lese dokumentasjon, etc), beskrive hva du har jobbet med.
Fyll inn datoen for utført arbeid.
Føringer for type arbeid med påvirkning på lønn (eksempelvis ferie, overtid, etc). Lønnsarten er kollapset som standard og blir automatisk "Ordinær arbeidstid" med mindre du klikker på teksten "Lønnsart" og velger noe annet.
For å endre varigheten på en timeføring, velg Timeforbruk > Timer i venstre kolonne.
Ekspander dagen du ønsker å se timeføringer for, klikk på pilen i tilknytning til timeføringen du ønsker å ende, og velg "Rediger".
Du kan hente ut rapporter over timer ført innenfor et gitt dato-intervall. Standard dato-intervall er inneværende uke.
For å hente ut rapporter naviger til organisasjon, team, person, eller prosjekt og velg timebruk i venstre meny.
Du kan hente ut fire typer rapporter, hvor tidsbruk kan grupperes på forskjellige måter:
Grupperingen for oppgaver viser oppgavene ordnet tilsvarende oppgavens hierarkiske plassering. Gruppene sorteres minkende etter tidsforbruk.
Ved å klikke på pilen som peker til venstre i tilknytning til hver oppgave ekspanderes detaljene om timeføringene.
Klikk på gruppens navn for å gå videre til en rapport om gruppen. Filtreringen på fra og til dato følger med.
Tasks represent something that needs to get done. Tasks can be created in one of the following ways:
To turn the subtask tree of a task into a checklist, click the "Copy to checklist" link. The following information is copied to the checklist:
For å endre en oppgavetittel, gå inn på oppgaven og klikk på tittelen. Gjør endringer, og trykk på V-ikonet, evt bruk tastatursnarveien Cmd + Enter.
En oppgave kan ha en bestiller og en ansvarlig.
Oppgavens bestiller har ingen systemmessig betydning. Denne nyttegjøres kun til å vite hvem man skal kommunisere med for avklaringer rundt arbeidet.
Oppgavens ansvarlig vises i oppgavens listevisning og legges automatisk til som følger av oppgaven. En bruker kan også se alle oppgavene som hen er ansvarlig for på Mine > Oppgaver og evt observasjoner som opprettes automatisk på oppgaven vil tilknyttes ansvarlig for oppgaven.
Dersom man fører tid på en oppgave uten en ansvarlig settes man automatisk som ansvarlig for oppgaven.
Roller vises med navnet til rolleinnehaveren, samt evt telefonnummer og Gravatar dersom disse eksisterer.
En deloppgave er en vanlig oppgave som er underlagt en annen. Deloppgaver gjør det mulig å ordne arbeidet i et hierarki. Du kan bygge et så dypt oppgave-hierarki som du ønsker. Det dypeste nivået vil typisk være det man tenker på som en sjekkliste/huskeliste, dvs ikke "fullstendig" oppgave, men noe som skal gjøres.
Deloppgaver gjengis med den enkelte oppgavens tittel og en avkrysningsboks for å markere oppgaven som utført.
Dersom en deloppgave har en beskrivelse er dette signalisert med en ellipse. Klikk på ellipsen for å se oppgavens beskrivelse (og få mulighet til å markere oppgaven som utført).
Dersom en oppgave har egne, ikke-utførte deloppgaver vises antallet av de åpne deloppgavene i stedet for en avkrysningsboks. I noen kontekster (som visning av prosedyrer) kan du klikke på antallet deloppgaver for å se de underlagte oppgavene.
Dersom en oppgave er blokkert vises et "ingen parkering" ikon istedet for avkrysningsboks/over antallet ikke-utførte deloppgaver.
Dersom en oppgave har en ansvarlig vises vedkommendes avatar til høyre.
Eventuelle utførte deloppgaver skjules som standard, men kan vises ved å trykke på lenken som angir antallet deloppgaver som er utført.
Dersom oppgavelisten er lang (10 eller flere åpne deloppgaver) vises en advarsel med oppfordring om å gruppere deloppgavene.
Klikk på "Legg til prosedyre", søk opp prosedyren du ønsker å legge til, og velg "Tilfør prosedyre".
For å opprette en deloppgave, oppgi oppgavens navn i tekstfeltet "Ny oppgave" og trykk på pluss-ikonet eller Mac: Cmd + Enter/Windows: Ctrl + Enter. Under tekstfeltet vises en forhåndsvisning av deloppgavene som vil bli opprettet.
For å legge til flere oppgaver samtidig, adskill hver oppgave med et linjeskift.
For å legge til et et hierarki av deloppgaver, bruk mellomrom på starten av linjen for å gjengi deloppgavens hierarkiske plassering. Eksempel:
Deloppgave 1
Deloppgave underlagt deloppgave 1
Deloppgave 2
Dersom du oppretter mange oppgaver samtidig (minst 10 linjer med oppgaveinstrukser) vil arbeidet med opprettelsen av oppgaver delegeres til bakgrunnen. Det popper opp et varsel øverst til høyre når dette skjer.
Når opprettelse er delegert til bakgrunnen kan du forsette å navigere rundt på vanlig måte inntil prosessen er ferdig.
Så lenge prosessen pågår vises en melding tilsvarende denne under deloverskriften for Deloppgaver på den relevante oppgaven:
Ved å trykke på "Oppdater status" lastes siden på nytt slik at du kan se oppdatert status.
Når prosessen er ferdig forsvinner meldingen. Unntaket er dersom instruksene krever mer informasjon for å fullføres. Et eksempel på dette er påføring av prosedyre med frister. I dette tilfellet vises i stedet en melding tilsvarende denne.
Ved å trykke på "Tilfør input" får du anledning til å supplere informasjonen som mangler for å fullføre instruksene. Det er kun den som la inn de originale instruksene som har tillatelse til å tilføre input til disse.
Du kan oppgi meta-informasjon om oppgavene som opprettes ved å bruke en meta-syntaks som ser slik ut:
Oppgave
- meta1: Verdi
- meta2: Verdi
Eksempel:
Følgende meta-typer støttes:
Oppgi oppgavens beskrivelse. Rik formatering støttes. Bruk "\n" for å markere linjeskift. Eksempel:
Oppgavens tittel
- desc: Oppgavens beskrivelse.\n\nStøtter rik formatering, som f.eks. [lenker](https://lenke.no/).
Oppgi oppgavens estimat.
Eksempel på et 3-punktsestimat hvor estimatet er optimistisk 1 time, realistisk 2 timer og pessimistisk 4 timer:
Oppgavens tittel
- estimate: 1-2-4
Eksempel på et "sum av underlagte estimater"-estimat:
Oppgavens tittel
- estimate: sum
Når du legger inn eller redigerer et estimat i en prosedyre trenger du ikke "- estimate: ", men kan bare skrive estimatet rett inn i feltet:
1-2-4
Oppgi oppgavens ansvarlig.
Eksempel hvor oppgaveansvaret settes til den som oppretter deloppgaven:
Oppgavens tittel
- assignee: me
Eksempel hvor oppgaveansvaret settes til en bruker med e-postadressen ola@nordmann.no:
Oppgavens tittel
- assignee: ola@nordmann.no
Oppgi blokker for oppgaven.
Eksempel hvor Oppgave 2 er blokkert av Oppgave 1:
Oppgave 1
- id: oppgave1
Oppgave 2
- blocker: oppgave1
Oppgi en midlertidig identifikator for oppgaven. Brukes av andre meta-typer for å referere tilbake til oppgaven (eksempelvis ved oppretting av blokkere). Eksempel:
Oppgave 1
- id: oppgave1
Oppgi prosedyren hvis deloppgaver du ønsker innlemmet. Du kan referere til prosedyren ved hjelp av dens numeriske ID, eller dens identifikator.
Eksempel med bruk av prosedyrens ID (1):
- procedure: 1
Eksempel med bruk av prosedyrens identifikator (kartlegging)
- procedure: kartlegging
Oppgi ID-en til oppgaven i en prosedyre som du ønsker å innlemme. Eksempel med bruk av en oppgave i en prosedyre med ID 1:
- blueprint: 1
Dra og slipp deloppgavene for å sortere de.
Oppgavetitler støtter rik formatering.
For å merke en deloppgave som utført, kryss av i oppgavens avkrysningsboks i listevisning (dersom avkrysningsboksen er synlig). Det er også mulig å merke oppgaven som utført ved å klikke seg inn på oppgaven.
Når en oppgave merkes som utført vil systemet sjekke om foreldreoppgaven har flere åpne deloppgaver. Hvis alle deloppgavene er utført vil du bli spurt om du ønsker å markere også forelderen som utført. Dersom markering av forelderen vil medføre at også besteforelderen ikke har gjenstående deloppgaver vil du samtidig bli spurt om du også ønsker å markere denne som utført, osv.
Dersom oppgaven har blitt opprettet fra en sjekkliste vises dette over oppgavens beskrivelse. Klikk på "Forbedre sjekklisten" for å redigere den delen av sjekklisten som oppgaven er en kopi av, og få muligheten til å forplante endringen til alle åpne oppgaver som baserer seg på denne delen av sjekklisten.
Oppgavebeskrivelsen støtter rik formatering.
For å oppdatere en oppgaves beskrivelse, gå inn på oppgaven, pek på beskrivelsen og trykk på "Rediger beskrivelse" lenken som dukker opp.
Oppgaver støtter Kommentarer.
For å kopiere en oppgave, trykk på "Kopier" lenken. Oppgavens egenskaper som kopieres er:
For å slette en oppgave, trykk på "Slett" knappen nederst til høyre. Du vil bli bedt om å bekrefte slettingen.
Når du sletter en oppgave slettes også alle deloppgaver.
En oppgave kan ikke slettes dersom den selv (eller en av deloppgavene) har tilhørende timeføringer eller observasjoner.
Komponenter er forskjellige typer informasjon som kan knyttes til en oppgave ved behov. Se underlagte artikler for detaljert informasjon om hver enkelt komponent.
For å legge til en ny komponent til en oppgave, trykk på "Legg til" lenken i oppgavens høyre kolonne og velg ønsket komponent.
Komponenter som allerede er lagt til oppgaven vises i oppgavens høyre kolonne under lenken for å legge til nye komponenter.
Enables you to add a task to one or more virtual projects.
Read more about virtual projects here: Create a project.
Lar deg sette en frist for når oppgaven skal være ferdigstilt.
Oppgavens frist er synlig
Fristen gjengis med rødt når den har forfalt.
For å se alle dine egne oppgaver gruppert på frister, trykk på Meg > Oppgaver i navigasjonen.
For å se et prosjekts oppgaver gruppert på frister, trykk på "Frister" i prosjektnavigasjonen:
Hver uke sender systemet e-postvarsler om oppgaver med nært forestående (1 uke frem) og nylig passerte (1 uke tilbake) frister.
Personen som varsles er den som står som ansvarlig for oppgaven, eller den første ansvarlige høyere opp i oppgavehierarkiet dersom oppgaven ikke har en ansvarlig.
Dersom det ikke er satt noen ansvarlig på noen plass i oppgave-hierarket brukes ansvarlig for prosjektet.
Dersom du er spesielt interessert aktiviteten på en oppgave kan du legge deg til som en følger av oppgaven.
Les mer om hvilke aktiviteter følgere Email notifications om på Follow.
For å legge til deg selv som følger, trykk på konvolutt-ikonet.
For å legge til andre som følgere, trykk på pluss-ikonet og velg følgeren du ønsker å legge til.
For å fjerne en følger, trykk på bildet som representerer følgeren.
Lar deg opprette og se eventuelle eksisterende prestasjoner tilknyttet oppgaven.
Listen over allokeringer gjenspeiler ikke-utførte allokeringer i form av:
Dersom oppgaven har utførte allokeringer kan du se disse ved å klikke på "Vis historikk" lenken.
Allokeringer kan flyttes ved å klikke på allokeringsdatoen og velge en ny dato i datovelgeren.
Allokeringer kan slettes ved å peke på allokeringen og trykke på "Slett" lenken som blir synlig.
For å opprette en ny allokering, klikk på pluss-ikonet og følg instruksen for å opprette en allokering.
En blokker synliggjør hva som hindrer videre fremdrift på en oppgave.
Det finnes to typer blokkere:
Velg denne typen når du ønsker å beskrive hva en oppgave avventer. Når du oppgir beskrivelsen vises et søkeresultat med oppgaver og observasjoner som matcher beskrivelsen. Du velger selv om du vil knytte beskrivelsen til en oppgave/observasjon (ved å velge denne), eller ved å oppgi et beskrivelse som fri tekst.
Dersom du knytter beskrivelsen til en oppgave/observasjon vil blokkeren automatisk merkes som løst når den oppgaven/observasjonen som utgjør blokkeren lukkes.
Velg denne typen når du ønsker at noen skal gjennomføre akseptansetesting i et konkret miljø. Den akseptansetester kan velge mellom å akseptere, avslå eller be om endringer.
Identifiser blokkeren du ønsker å slette i høyre kolonne. Dersom blokkeren du ønsker å slette ikke vises, trykk på "Vis historikk".
Pek på blokkeren du vil slette og klikk på "Slett"-lenken som dukker opp.
Når du oppretter et estimat kan du velge en av to typer estimater:
Lar deg oppgi hvor mye tid du optimistisk, realistisk og pessimistisk forventer at gjenstår før oppgaven er ferdig. Tiden allerede ført på oppgaven tillegges estimatet for å gi oppgavens totale estimat. Les mer om trepunktsestimater på Wikipedia.
Ved setting av et nytt estimat beregnes automatisk oppgavens fremdrift ved å se på hvor mye tid som allerede er ført på oppgaven sammenlignet med oppgavens realistiske estimat.
Du kan også oppgi et notat for estimatet, noe som kan være relevant dersom du endrer et eksisterende estimat.
Ved hjelp av funksjonaliteten for Sum av underlagte estimater kan du produsere estimater på milepæler som vil gjøre det enklere for de som er interessert i arbeidet å følge det opp.
Ved bruk av denne funksjonaliteten bør du være oppmerksom på følgende:
Optimistisk, realistisk og pessimistisk estimat kalkuleres basert på gjenstående, manuelle estimater på oppgaver dypere nedover i hierarkiet.
Når estimatet på en deloppgave oppdateres, kalkuleres automatisk foreldre-estimatet på nytt. Hvilken deloppgave som forårsaket estimatendringen vises i tilknytning til foreldre-estimatet.
Kalkuleringen gjøre ved hjelp av beregningsmodellen for prosjektestimat i trepunktsestimering.
Pek på estimatet og trykk på Slett-lenken som dukker opp.
Nye estimater varsles til følgere av oppgaven.
Et estimat representeres i form av en komprimert bullet graph.
De grå bakgrunnsfeltene (i forskjellige nyanser) gjengir hhv optimistisk, realistisk og pessimistisk estimat. De grå bakgrunnsfeltene blir mørkere jo høyere estimatet er.
I eksempelet over er estimatene:
Dersom oppgaven har tidsbruk signaliserer den heltrukne linjen (i eksempelet blå) tid brukt så langt. Dersom tidsbruk er over realistisk forventning blir linjen gul. Dersom tidsbruk er over pessimistisk forventning blir linjen rød.
De svarte markørene gjengir forventet tidsbruk basert på oppgavens fremdrift. I eksempelet over fremdriften 95% som betyr at den første markøren er plassert på 95% av det optimistiske estimatet, den andre markøren på 95% av det realistiske estimatet, og den tredje markøren på 95% av det pessimistiske estimatet.
Ved estimatoverskridelse opprettes automatisk en observasjon av typen "Estimat oppbrukt" (hver natt). Estimatoverskridelse forstås som at tidsbruk overskrider pessimistisk forventet tidsbruk ift framdrift.
Innmelder av observasjonen settes til oppgaveansvarlig *. Det er så oppgaveansvarligs ansvar å sette et nytt estimat og beskrive i notatfeltet hva hen opplever som bakgrunnen for estimatøkningen.
* Dersom oppgaven mangler en ansvarlig settes daglig leder som innmelder.
Framdrift gjenspeiler en vurdering av på hvilket stadie en oppgave befinner seg og prosentvis hvor langt arbeidet har kommet. Nåværende stadie og fremdrift vises som standard, i tillegg til hvor lenge de er siden arbeidet ble påbegynt. Arbeidet vurderes som påbegynt første gang oppgaven ble satt til stadiet implementering eller senere.
Klikk på "Vis historikk " for å se historisk fremdrift.
For å oppdatere fremdrift for en oppgave, klikk på pluss-ikonet i tilknytning til fremdrift. Oppgi oppgavens stadie og prosentvis framdrift, og trykk lagre.
Ved oppdatering av fremdrift på en oppgave kalkuleres og oppdateres automatisk fremdrift på evt foreldreoppgaver.
Det er en forutsetning at oppgaven det føres fremdrift på (i tillegg til oppgavens eventuelle søsken) har estimater for at fremdrift for forelder skal kalkuleres riktig.
Dersom både oppgaven det føres fremdrift på og dens eventuelle søsken mangler estimater, oppdateres ikke fremdrift for forelderoppgaven.
Blokken Tidsbruk gjenspeiler hvor mye tid som er ført mot oppgaven (dersom det er ført noe tid). Klikk på "Vis timerføringer" for å se de konkrete timeføringene.
Tidsbruk vises også i tilknytning til estimatet, evt der estimatet skulle ha vært dersom estimatet mangler. Dersom det er ført over 4 timer på en oppgave og oppgaven mangler estimat gjengis tidsforbruket med rød tekst.
Se dokumentasjonen for estimater for hvordan tidsbruk gjenspeiles i sammenheng med estimater.